KVKK

SMILE ZONE SAĞLIK HİZMETLERİ LİMİTED ŞİRKETİ
KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ VE KORUNMASI POLİTİKASI

• VERİ SORUMLUSUNUN KİMLİĞİ

  Kişisel Verileri Koruma Kanunu (“KVKK”) 3.maddesinin 1.fıkrasının (ı) bendi, veri sorumlusunu ‘Kişisel verilerin işlemeamaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişiler’ olarak tanımlamaktadır.

  Smile Zone Sağlık Hizmetleri Limited Şirketi, KVKK uyarınca “Veri Sorumlusu olup, kişisel verilerin işleme amaçlarının ve vasıtalarının belirlenmesinden, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumludur.

  Veri Sorumlusunun Adı:	Smile Zone Sağlık Hizmetleri Limited Şirketi
  Veri Sorumlusunun Adresi:	Bağlıca bul.No:1D/4 Etimesgut Ankara
  Vergi Kimlik Numarası:	7721209850
  E-posta:	info@smilezoneclinic.com
  Telefon:	+90 312 234 53 54

• TANIMLAR VE KISALTMALAR

  Kişisel Veri:	Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgidir.
  Veri Sorumlusu:	Kişisel verilerin işleme amaç, yöntem ve esaslarını belirleyen kişidir.
  İlgili Kişi:	Kişisel verisi işlenen gerçek kişilerdir.
  Kişisel Verilerin İşlenmesi:	Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem.
  Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesi:	Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesi.
  Kişisel Verilerin Silinmesi:	Kişisel verilerin İlgili Kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi.
  Kişisel Verilerin Yok Edilmesi:	Kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemi.
  Web Sitesi:	https://www.smilezoneclinic.com/ adlı web sitesi
  KVKK (“Kanun”):	7 Nisan 2016 tarihli ve 29677 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan, 24 Mart 2016 tarihli ve 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu
  Anayasa:	9 Kasım 1982 tarihli ve 17863 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan; 7 Kasım 1982 tarihli ve 2709 sayılı Türkiye Cumhuriyeti Anayasası.
  Kurul (“Kurul”):	Kişisel Verileri Koruma Kurulu
  KVK Kurumu (“Kurum”):	Kişisel Verileri Koruma Kurumu
  Şirket:	Smile Zone Sağlık Hizmetleri Limited Şirketi
  Veri Politikası:	Şirketimizin Kişisel Verilerin Korunması ve Gizlilik Politikası
  Türk Ceza Kanunu (“TCK”):	12 Ekim 2004 tarihli ve 25611 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan; 26 Eylül 2004 tarihli ve 5237 sayılı Türk Ceza Kanunu

• İŞLENEN KİŞİSEL VERİLERİN TOPLANMA YÖNTEMİ

  Kişisel verilerinizi, tarafımıza gönderdiğiniz e-mailler, tarafımıza yaptığınız telefonla aramalar, Şirket’te fiziken bulunmanız, Hasta Kayıt Formu doldurmanız, Web Sitesi’ni ziyaret etmeniz tarafımıza fiziken iletmiş olduğunuz bilgi ve belgeler aracılığı ile, otomatik, yarı otomatik ve herhangi bir veri sisteminin parçası olmak üzere otomatik olmayan yollar ile, aşağıdaki hukuki sebepler ile toplamaktayız.

• İŞLENEN KİŞİSEL VERİLER, İŞLENME AMAÇLARI VE HUKUKİ SEBEPLERİ

  Aşağıdaki tabloda yer alan kişisel verileriniz, Kanun kapsamında,

  • Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olma,
  • Doğru ve gerektiğinde güncel olma,
  • Belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenme,
  • İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma,
  • İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilmeİlkelerine uygun olarak ve aşağıdaki tabloda yer alan amaçlarla sınırlı olarak işlenmektedir.

• KİŞİSEL VERİLERİN AKTARIMI

  Şirket, sır saklama yükümlülüğü altında bulunmakta olup, kişisel verilerinizi koruyup, gizliliğini sağlamakta ve hukuken gerekli olmadığı sürece üçüncü kişilerle/kurumlarla/kuruluşlarla hiçbir şekilde paylaşmamaktadır.

  Kişisel verileriniz; kanuni bir zorunluluk hali bulunması (örneğin bulaşıcı hastalıkları yetkili makamlara bildirme ya da suçu bildirim yükümlülüğü gibi) durumlarda yetkili kurum ve kuruluşlara, amaçla sınırlı olarak ve ölçülü biçimde paylaşılabilecektir.

  Yine, vergi hukukundan diğer kanunlardan kaynaklanan yükümlülüklerimizi yerine getirebilmek için anlaşmalı olduğumuz mali müşavir/muhasebeciye, avukatlarımıza, elektronik fatura programına ve Maliye Bakanlığına kimlik, iletişim ve mali işlem bilgilerinizi gönderilebilmektedir.

  Şirket’te 4857 sayılı İş Kanununa göre çalışan kişilerin de imzaladıkları gizlilik taahhüdü uyarınca sır saklama yükümlülüğü bulunmaktadır.

  Anlaşmalı olduğunuz bir özel sigorta şirketi olması ya da sunduğumuz hizmetin Sosyal Güvenlik Kurumu tarafından karşılanması halinde, yalnızca bu amaçla ve açık talebiniz olması halinde kimlik, iletişim ve sağlık bilgilerini anılan bu kurumlarla paylaşılabilmektedir.

  Uymakla yükümlü olduğumuz Türk Dişhekimleri Birliği Diş Hekimliği Meslek Etiği Kuralları uyarınca tıbbi tanı ve tedavinin gerektirdiği hallerde konsültasyon amacıyla rızanızı almak koşuluyla konsültasyon talebinde bulunulabilmektedir.

  Kişisel verileriniz, yalnız aydınlatma metninde ve işbu Veri Politikasında belirtilen amaçlarla sınırlı olmak üzere aydınlatma metnine uygun olarak ve gerektiğinde açık rızanızın bulunması halindeKVKK’nın 8. ve 9. maddelerinde öngörülen şartlar dahilinde aktarılacaktır.

• KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI
  1. KİŞİSEL VERİLERİN GÜVENLİĞİ

     Şirketimiz, kişisel verilerin hukuka uygun işlenmesini sağlamak için, teknolojik imkânlar ve uygulama maliyetine göre teknik ve idari tedbirler almaktadır.

     • Teknik Tedbirler

     Şirket bünyesinde gerçekleştirilen kişisel veri işleme faaliyetleri kurulan teknik sistemlerle denetlenmektedir. Şirket içerisinde ağ ve uygulama güvenliğinin sağlanması adına önlemler alınmakta ve veri kaybı önleme yazılımları kullanılmaktadır.

     • İdari Tedbirler

     Çalışanlar, kişisel verilerin korunması hukuku ve kişisel verilerin hukuka uygun olarak işlenmesi konusunda belirli aralıklarla bilgilendirmeler ve eğitimler yapılmakta ve farkındalık çalışmaları gerçekleştirilmektedir. Şirket’imizin yürütmekte olduğu tüm faaliyetler detaylı olarak tüm iş birimleri özelinde analiz edilerek ve mümkün olduğunca azaltarak, bu neticede ilgili iş birimlerinin gerçekleştirmiş olduğu ticari faaliyetler özelinde kişisel veri işleme faaliyetleri ortaya konulmaktadır. Herhangi bir kişisel veriye dair talep veya sorun yaşanması halinde Şirket en hızlı şekilde değerlendirme gerçekleştirerek raporlanmasını sağlamaktadır. Şirket’imizin iş birimlerinin yürütmekte olduğu kişisel veri işleme faaliyetleri; bu faaliyetlerin Kanun’un aradığı kişisel veri işleme şartlarına uygunluğun sağlanması için Şirket tarafından imzalanan tüm sözleşmelere veri güvenliği hükümleri eklenmiştir. İş birimi bazında belirlenen hukuksal uyum gerekliliklerinin sağlanması için ilgili iş birimleri özelinde farkındalık yaratılmakta ve uygulama kuralları belirlenmekte; bu hususların denetimini ve uygulamanın sürekliliğini sağlamak için gerekli idari tedbirler şirket içi disiplin, Veri Politikası ve prosedürler yoluyla hayata geçirilmektedir.

  2. KİŞİSEL VERİLERE HUKUKA AYKIRI ERİŞİMİN ENGELLENMESİ

     • Teknik Tedbirler

     Teknolojideki gelişmelere uygun teknik önlemler alınmakta, alınan önlemler periyodik olarak güncellenmekte ve yenilenmektedir. İş birimi bazında belirlenen hukuksal uyum gerekliliklerine uygun olarak erişim ve yetkilendirme konusunda gerekli teknik çözümler benimsenmektedir. Fiziksel arşivlere erişim konusunda yetki tanımlamaları yapılmaktadır. Erişim yetkileri sınırlandırılmıştır. Görev değişikliği olan ya da işten ayrılan çalışanların bu alandaki yetkileri kaldırılmaktadır. Kullanıcı hesap yönetimi ve yetki kontrol sistemi uygulanmakta olup bunların takibi de gerçekleştirilmektedir. Virüs koruma sistemleri ve güvenlik duvarlarını içeren yazılımlar ve donanımlar kurulmaktadır. Kişisel verilerin toplandığı uygulamalardaki güvenlik açıklarını saptamak için düzenli olarak güvenlik taramalarından geçirilmektedir. Bulunan açıkların kapatılması sağlanmaktadır.

     • İdari Tedbirler

     Çalışanlar, kişisel verilere hukuka aykırı erişimi engellemek için alınacak teknik tedbirler konusunda bilgilendirilmektedir. Çalışanlar, öğrendikleri kişisel verileri Kanun hükümlerine aykırı olarak başkasına açıklayamayacağı ve işleme amacı dışında kullanamayacağı ve bu yükümlülüğün görevden ayrılmalarından sonra da devam edeceği konusunda bilgilendirilmekte ve bu doğrultuda kendilerinden gerekli taahhütler alınmaktadır. Şirket’imiz tarafından kişisel verilerin hukuka uygun olarak aktarıldığı kişiler ile akdedilen sözleşmelere; kişisel verilerin aktarıldığı kişilerin, kişisel verilerin korunması amacıyla gerekli güvenlik tedbirlerini alacağına ve kendi kuruluşlarında bu tedbirlere uyulmasını sağlayacağına ilişkin hükümler eklenmektedir.

  3. KİŞİSEL VERİLERİN GÜVENLİ ORTAMLARDA SAKLANMASI

     • Teknik Tedbirler

     Saklanma alanlarına yönelik anti-virüs, güvenlik duvarları gibi güvenlik sistemleri kurulmakta, alınan önlemler periyodik olarak güncellenmekte, risk teşkil eden hususlar yeniden değerlendirilerek gerekli çözümler araştırılmaktadır. Kişisel verilerin güvenli bir biçimde saklanmasını sağlamak için hukuka uygun bir biçimde yedekleme programları kullanılmaktadır. Saldırı tespit ve önleme sistemleri vasıtası ile girişimler tespit edilmekte ve gerekli önlemler alınmaktadır. Kişisel verilerin bulunduğu arşiv alanlarında erişimler kayıt altına alınarak yetkisiz kişilerin girişleri engellenmekte, olası ihlaller anlık olarak raporlanmaktadır. Kişisel verilerin bulunduğu veri depolama alanlarına erişimler loglanarak uygunsuz erişimler veya erişim denemeleri ilgililere anlık olarak iletilmektedir.

     • İdari Tedbirler

     Çalışanlar, kişisel verilerin güvenli bir biçimde saklanmasını sağlamak konusunda eğitilmektedirler. Erişim, bilgi güvenliği, kullanım, saklama ve imha konularında Şirket kurumsal politikaları düzenlenerek uygulanmakta ve belirli aralıklarla kontrolleri sağlanmaktadır. Şirket’imiz tarafından kişisel verilerin saklanması konusunda teknik gereklilikler sebebiyle dışarıdan bir hizmet alınması durumunda, kişisel verilerin hukuka uygun olarak aktarıldığı ilgili firmalar ile akdedilen sözleşmelere; kişisel verilerin aktarıldığı kişilerin, kişisel verilerin korunması amacıyla gerekli güvenlik tedbirlerini alacağına ve kendi kuruluşlarında bu tedbirlere uyulmasını sağlanacağına ilişkin hükümlere yer verilmektedir.

  4. SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ

     Tarafımızca Kanun ve diğer ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak elde edilen kişisel verilerinizin saklama ve imha sürelerinin tespitinde aşağıda sırasıyla belirtilen hususlara göre hareket edilir:

     • Mevzuatta söz konusu kişisel verinin saklanmasına ilişkin olarak bir süre öngörülmüş ise bu süreye riayet edilir. Anılan sürenin sona ermesi akabinde ilgili veri imha edilir.

     • Söz konusu kişisel verinin saklanmasına ilişkin olarak mevzuatta öngörülen sürenin sona ermesi veya ilgili mevzuatta söz konusu verinin saklanmasına ilişkin olarak herhangi bir süre öngörülmemiş olması durumunda sırasıyla;

     • Kişisel veriler, Kanun’un 6. maddesinde yer alan tanımlama baz alınarak, kişisel veriler ve özel nitelikli kişisel veriler olarak sınıflandırmaya tabi tutulur. Özel nitelikte olduğu tespit edilen tüm kişisel veriler imha edilir. Söz konusu verilerin imhasında uygulanacak yöntem verinin niteliği ve saklanmasının Şirket nezdindeki önem derecesine göre belirlenir.

     • Verinin saklanmasının Kanun’un 4. maddesinde belirtilen ilkelere uygunluğu örneğin; verinin saklanmasında Şirket’in meşru bir amacının olup olmadığı sorgulanır. Saklanmasının Kanun’un 4. maddesinde yer alan ilkelere aykırılık teşkil edebileceği tespit edilen veriler silinir, yok edilir ya da anonim hale getirilir.

     • Verinin saklanmasının Kanun’un 5. ve 6. maddelerinde öngörülmüş olan istisnalardan hangisi/hangileri kapsamında değerlendirilebileceği tespit edilir. Tespit edilen istisnalar çerçevesinde verilerin saklanması gereken makul süreler tespit edilir. Söz konusu sürelerin sona ermesi halinde veriler silinir, yok edilir ya da anonim hale getirilir.

     Saklama süresi dolan kişisel veriler, düzenli periyodlarla işbu Veri Politikasında yer verilen usullere ve Kişisel Verilerin Korunması Kurumu tarafından bildirilen görüşlere uygun olarak anonim hale getirilir, silinir veya imha edilir.

     Fiziksel Yok Etme: Kişisel veriler herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla da işlenebilmektedir. Bu tür veriler yok edilirken kişisel verinin sonradan kullanılamayacak biçimde fiziksel olarak yok edilmesi sistemi uygulanmaktadır. Kağıt ve mikrofişortamındaki verilerin yok edilmesi de, başka bir şekilde yok edilmeleri mümkün olmadığından bu şekilde gerçekleştirilmelidir.

     Üzerine Yazma: Üzerine yazma yöntemi, özel yazılımlar aracılığı ile manyetik medya ve yeniden yazılabilir optik medya üzerinden en az yedi kez 0 ve 1’lerden oluşan rastgele veriler yazılarak eski verinin okunabilmesi ve kurtarılabilmesini imkânsızlaştıran veri yok etme yöntemidir.

     Anonim Hale Getirme:Kişisel verilerin anonim hale getirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesidir. Kişisel verilerin anonim hale getirilmiş olması için; kişisel verilerin, veri sorumlusu, alıcı veya alıcı grupları tarafından geri döndürme ve verilerin başka verilerle eşleştirilmesi gibi kayıt ortamı ve ilgili faaliyet alanı açısından uygun tekniklerin kullanılması yoluyla dahi kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemez hale getirilmesi gerekir.

     Aşağıda Saklama ve İmha Sürelerimizi bulabilirsiniz:

     VERİ KATEGORİSİ	SAKLAMA SÜRESİ	İMHA SÜRESİ
     Kimlik	Çalışan, şirket yetkilileri, iş ortakları, hasta yakınları 10 yıl, Çalışan Adaylarının işe alınmaması durumunda 6 Ay, Hasta 20 yıl	Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresince
     İletişim	Çalışan, şirket yetkilileri iş ortakları, hasta yakınları, hasta 10 yıl, Çalışan Adaylarının işe alınmaması durumunda 6 Ay	Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresince
     Özlük	Çalışan ve şirket yetkilileri 10 yıl, Çalışan Adaylarının işe alınmaması durumunda 6 Ay	Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresince
     Pazarlama	EN FAZLA 2 YIL	Derhal
     Fiziksel Mekan Güvenliği	… gün	Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresince
     Finans	10 yıl	Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresince
     Sağlık	Çalışanlar İş akdinin feshinden itibaren kanuni zorunlu süre olan 10 yıl, Covid-19 Testi sonucu ve ateş ölçüm sonuçları ile HES Kodu derhal, Hasta 20 yıl	Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresince
     Cinsel Hayat	Hasta 20 yıl	Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresince

  5. TEDBİRLERİN DENETİMİ

     Şirket’imiz Kanun’unun 12. maddesine uygun olarak, danışman avukatları ve bilgi sistemleri danışmanları aracılığıyla 2 yılda bir teknik denetimleri gerçekleştirmektedir. Bu denetim sonuçları Şirket’imizin iç işleyişi kapsamında konu ile ilgili bölüme raporlanmakta ve alınan tedbirlerin iyileştirilmesi için gerekli faaliyetler yürütülmektedir.

  6. KİŞİSEL VERİLERİN İFŞASI DURUMUNDA ALINACAK TEDBİRLER

     Şirket’imiz Çalışanlarından herhangi biri kişisel verilerin işbu Veri Politikası’ya aykırı şekilde ve kanuni olmayan yollarla elde edildiğine, işlendiğine üçüncü kişilere aktarıldığına, imha edilmesi gerektiği halde imha edilmediğine şahit olursa bu durumu derhal veri sorumlusu olarak belirlenen kişilere iletecektir. Çalışanların bu kurallara uygun davranması konusunda yöneticilerin takip yükümlülüğü bulunmakta olup, verilerin işbu Veri Politikası dışında aktarıldığı ya da işlendiğine dair bir şüphe olması durumunda birim müdürleri İnsan Kaynakları’nı bilgilendirir. İnsan Kaynakları sözü edilen veri ihlalinin hukuksal sonuç doğurabilecek nitelikte olduğuna karar verirse ilgili hukuk danışmanlarını bilgilendirir. İlgili veri sorumlusu konuyu disiplin kuruluna sevk edecek ve ihlalde bulunanlar hakkında şirket iç yönergeleri doğrultusunda gerekli önlemler alınacaktır. Şirket’imiz ayrıca, Kanun’unun 12. maddesine uygun olarak işlenen kişisel verilerin kanuni olmayan yollarla başkaları tarafından elde edilmesi halinde bu durumu en kısa sürede ilgili kişisel veri sahibine ve Kurulu’na bildirilmesini sağlayan sistemi yürütmektedir. Kurul tarafından gerek görülmesi halinde, bu durum, Kurul’un internet sitesinde veya başka bir yöntemle ilan edilebilecektir. Kurul tarafından verilen uyarıların en geç 30 gün içinde yerine getirilmesi konu hakkında danışmanlık alınmasını gerektiriyorsa ilgili konuda (teknik/hukuksal) danışmanlık alınarak Kurul kararlarının uygulanması sağlanacaktır.

  7. İLGİLİ KİŞİNİN HAKLARI

     Kişisel verilerinize ilişkin olarak Veri Sorumlusuna başvurarak;

     • Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
     • Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
     • Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
     • Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
     • Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
     • KVKK’nın7. maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
     • (d) ve (e) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin, kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
     • İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kendialeyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
     • Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme, haklarına sahipsiniz.

     İlgili kişi olarak yukarıda sıralanan haklarınıza yönelik taleplerinizi, info@smilezoneclinic.com mail adresine göndereceğiniz mail, Bağlıca bul.No:1D4 Etimesgut Ankara adresine göndereceğiniz iadeli taahhütlü mektup ve fiziken vereceğiniz dilekçeler yolu ile tarafımıza iletebilirsiniz.
     Tarafımıza gelen talepler 30 (otuz) gün içerisinde değerlendirilerek sonuçlandırılacaktır. Söz konusu taleplerinize ilişkin herhangi bir ücret talep etmemekle birlikte tarafımızın, Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen tarife üzerinden ücret talep etme hakkı saklıdır.